Kyyhky – helppokäyttöinen viestintäpalvelu viranomaisviestintään
Artikkelit
Miltä näyttää yritysten toiminnanohjaus 2020-luvulla?
Sanasta toiminnanohjausjärjestelmä, lyhemmin ERP, tulee ensimmäisenä mieleen raskas ja vaikeakäyttöinen tietojärjestelmä, joka yrityksen toiminnan sujuvoittamisen sijaan lähinnä hankaloittaa sitä. ERPit (Entreprise Resource Management) ovat kuitenkin viimeisen parin vuoden ajan eläneet murrosvaihetta, jota koronapandemia on entisestään kiihdyttänyt. ERPin tarkoituksena on aina ollut parantaa yrityksen liiketoimintaa: se on ollut työkalu niin talouden kuin tuotannon ja jakeluketjun hallintaan. Vanhat on-premises-toiminnanohjausjärjestelmät ovat kuitenkin vaatineet yritykseltä resursseja sekä järjestelmän käyttöönotossa että sen ylläpidossa, joista vastuu onkin usein kasautunut ”IT-puolelle” yrityksen muiden työntekijöiden jäädessä ihmettelemään järjestelmää ja sen tuomia ”etuja”. 2020-luvulla toiminnanohjausjärjestelmät eivät kuitenkaan ole enää näitä 90-luvun ATK-tuulahduksia – ne ovat ketteriä yrityksen bisnestä buustaavia järjestelmiä!
Itsestään selvin ja yksi näkyvimmistä muutoksista toiminnanohjauksessa on palvelujärjestelmien muuttuminen pilvipohjaisiksi. Vanhoissa on-premises-ratkaisuissa yritystä kuormittavat käyttöönottokustannusten lisäksi kiinteät laite- ja käyttökustannukset, minkä vuoksi esimerkiksi startup-yrityksellä ei välttämättä ole mahdollisuutta tai halua sijoittaa kalliiseen järjestelmään. Pilvipohjainen palvelu mahdollistaa yritykselle sekä nopean käyttöönoton että matalammat kustannukset, kun yritys maksaa palvelusta kuukausittain vain käytön mukaan. Toinen ja yksi keskeisimmistä pilvipohjaisuuden eduista on se, ettei yrityksen itse tarvitse huolehtia järjestelmän ylläpidosta tai päivityksistä – palveluntarjoaja pitää järjestelmän kunnossa ja ajan tasalla.
Koronaviruspandemian myötä yrityksillä on tarve yhä paremmalle ja tarkemmalle riskienhallinnalle sekä resurssien ohjaamiselle mahdollisimman tehokkaasti. Samalla etätyön määrä on kasvanut räjähdysmäisesti. Pilvipohjainen ERP mahdollistaa palvelun käytön ajasta ja paikasta riippumatta. Nykyaikainen ERP ei ole siis enää IT-osaston käyttämä järjestelmä, vaan liiketoiminnan ohjaukseen voivat osallistua kaikki yrityksen tekijät ja sidosryhmät, jolloin tiedon kulku tapahtuu ilman mutkia ja viivästyksiä. Toiminnanohjausjärjestelmä takaa luotettavan ja tarkan tiedon reaaliaikaisesti – ja juuri siihen yrityksen tulisikin päätöksentekonsa perustaa! Ajantasainen data mahdollistaa sekä toiminnan ennakoinnin että muutokset toimintaan lyhyelläkin varoitusajalla.
Yksi nykyaikaisten toiminnanohjausjärjestelmien eduista on kerätyn datan analysointi tarkoituksenmukaisesti ja tarkasti. Kun päätöksiä yrityksessä halutaan tehdä tietoon nojaten, on tarve analyysiperusteisille ratkaisuille: yritykset, jotka käyttävät analysointityökaluja, tekevätkin kaksi kertaa todennäköisemmin vahvaa taloudellista tulosta, viisi kertaa todennäköisemmin kriittisiä ratkaisuja nopeasti ja kolme kertaa todennäköisemmin toteuttavat tehtyjä päätöksiä ja suunnitelmia tehokkaasti! Pääsy reaaliaikaiseen dataan ja sen analyysiin tuo toisin sanoen merkittäviä hyötyjä yritykselle. Toimintavarmuuden ja ketteryyden lisäksi data-analyysi parantaa bisnestä mahdollistamalla paremman asiakaskokemuksen tarjoamisen. Yritys voi seurata esimerkiksi asiakkaan ostohistoriaa ja kulutuskäyttäytymistä, jolloin yritys voi lisätä sekä myyntiään että sitoutumista toimimalla asiakkaan mieltymysten mukaisesti.
2020-luvulla ERPin ehdottomia etuja on se, että palvelu on räätälöitävissä yrityksen yksilöllisten tarpeiden mukaiseksi, ja sen käyttöä voidaan laajentaa uusiin kohteisiin tarpeen mukaan. 2020-luvun ERP on käyttäjäkeskeinen, joustava ja saavutettava – työkalu, joka on suunniteltu yrityksen kaikkien työntekijöiden käyttöön!
Palveluväylästä lyhyesti
Palveluväylä on hämäävästi nimetty tiedonsiirtoalusta, joka nimestään huolimatta ei perustu ESB (Enterprise Service Bus) -malliseen integraatioon vaan X-ROAD-teknologiaan. Teknologia on alunperin Viron sähköisen hallinnon toimintoihin kehittetty integraatioratkaisu, joka on myöhemmin julkaistu avoimena lähdekoodina. Nykyään sen kehityksestä vastaa Nordic Institute for Interoperability Solutions (NIIS.org). Sähköisellä hallinnolla tarkoitetaan Internetiin tuotuja julkisia palveluita. Käytännössä voidaan puhua julkisen hallinnon Internet-käyttöliittymistä. Tyyppilisiä sähköisen hallinnon tarjoamia asiointipalveluita ovat vero-, sosiaaliturva- ja päätösasiat.
X-ROAD teknologia tarjoaa vakioidun ja tietoturvallisen tavan siirtää tietoa eri osapuolien välillä. X-Road koostuu liityntäpalvelimista (secure server) ja keskuspalvelimista (central server). Keskuspalvelin vastaa hallinnoinnista, lokituksesta ja varmentamisesta – liityntäpalvelimet taas toimivat kuluttajien (consumer) ja tuottajien (producer) välillä tiedonsiirrossa. Palveluväylän toiminnasta ja ylläpidosta vastaa Digi- ja väestötietovirasto.
Kuten arvata voikin, palveluväylään liittymistä varten tarvitaan oma liityntäpalvelin. Liityntäpalvelimen pystyttäminen on nykyään hiukan käsittelyajoista riippuen helppo ja nopea toimenpide. Liityntäpalvelinta pystyttäessä luodaan allekirjoitus- ja autentikointivarmenteet, jotka toimitetaan DVV:lle allekirjoitettaviksi. DVV:n allekirjoittama varmenne mahdollistaa liityntäpalvelimen liittämisen keskuspalvelimeen. Tämän jälkeen muita palveluväylän alipalveluita voidaan lisätä omien palveluiden käyttäjiksi. X-Roadin liityntäpalvelinta hallitaan web-käyttöliittymän kautta.
Palveluväylällä on olemassa kolme eri ympäristöä: FI-DEV, FI-TEST ja FI. Näistä kolmesta FI on tuotantoympäristö; muut ovat testauskäyttöön. Kehitysympäristö eli FI-DEV on avoin kehitysympäristö, johon voi hakea käyttöoikeuden myös yksityishenkilönä. FI-TEST on taas enemmin testiympäristö, joka vaaditaan palveluiden toimivuuden testaukseen ennen tuotantokäyttöä.
Liityntäpalvelimen ja siihen liittettävän palvelun väliin on tarpeiden mukaan hyvä liittää sovitinpalvelu, joka hoitaa WSDL-kuvauksen (=teknisen kuvauksen) mukaisen parsinnan kutsuille ja palauttaa oikeassa SOAP-muotissa kyselyn vastauksen. XRD4J -javaliitännäisellä tämä on helppo toteuttaa.
Kaiken viranomaisten välisen tiedonsiirron tulisi tapahtua nykyään palveluväylän kautta, mutta se tarjoaa myös yksityisille toimijoille vakioidun ja luotettavan tavan tiedonhallintaan. Jos teillä on tarvetta erillaisille ratkaisuille liityntäpalvelimista adaptereihin, me Joinexilla mielellään autamme sinua helpottamaan arkeasi.
Saavutettavuus tekee digitaalisesta maailmasta paremman
Tänään vietetään kansainvälistä saavutettavuuspäivää! Suomessa väestö ikääntyy ja yli miljoonalla suomalaisella on vaikeuksia verkkopalvelujen käytössä. Tänäänkin on siis hyvä syy pohtia, miksi saavutettavuus on tärkeää, ja mitä etuja se tuo yrityksen liiketoiminnalle. Saavutettavuus tarkoittaa lyhyesti sitä, että kuka tahansa, taustastaan ja vammoistaan huolimatta, pystyy käyttämään verkkopalveluita.
Yhä useammat palvelut ovat saatavilla myös verkossa. Tilastokeskuksen mukaan yli 80 prosenttia 16-89-vuotiaista suomalaisista käyttää internetiä useasti päivässä, ja yli puolet käyttää internetiä ostosten tekemiseen. Selvityksen mukaan internetiä käytetään yleisimmin viestintään, medioiden seuraamiseen, ostoksiin sekä asioiden hoitamiseen. Näiden lukujen jatkuva kasvu kertoo myös verkkopalveluiden käytön lisääntymisestä.
Tämän kasvusuunnan itsessään pitäisi jo herättää palveluntarjoajien huomio: kun yhä useampi käyttää verkkopalveluita, palveluntarjoajan tulisi varmistaa, että palvelu on kaikkien käytössä. Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta velvoittaa julkista sektoria ja osaa yksityisen ja kolmannen sektorin organisaatioista noudattamaan saavutettavuusvaatimuksia. Tulevina vaatimuksina esimerkiksi verkkokauppojen tulee olla saavutettavia 2025 mennessä – muutoin laajoja velvoitteita yksityiselle sektorille ei ole. Velvoittavuuden puute ei mielestäni kuitenkaan ole peruste saavutettavuuden huomiotta jättämiselle, sillä saavutettavuus lisää yhdenvertaisuutta ja tuo mukanaan kilpailuedun.
Kun palvelusi on saavutettava, yhä useampi pystyy käyttämään palvelua – samalla potentiaalisten asiakkaiden määrä kasvaa. Saavutettavuus tekee palvelusta helppokäyttöisemmän kaikille, mikä puolestaan parantaa asiakaskokemusta. Saavutettavuus on etu myös hakukoneiden kannalta: Google nimittäin arvostaa sivustoja, joita on helpompi käyttää ja ymmärtää.
Miten palvelusta voisi sitten tehdä saavutettavan? Mielestäni parasta on tarttua saavutettavuuteen heti alusta alkaen, eli huomioida se jo palvelua rakennettaessa. Myös jo olemassa olevan palvelun saavutettavuutta voidaan parantaa. Edistitpä saavutettavuutta kummassa tilanteessa tahansa, tee se aina asiantuntijan kanssa. Osaava saavutettavuusasiantuntija auttaa sinua korjaamaan ja kehittämään palveluasi. Sen lisäksi opit itse saavutettavuudesta ja voit jatkossa huomioida sen helpommin!
Saavutettavuus ei ole irrallinen käyttäjä- ja asiakaskokemuksesta, vaan se hyödyttää aivan kaikkia. Saavutettavuus kannattaa ottaa osaksi yrityksen omaa digitaalista strategiaa, jottei yritys tietoisesti jätä osaa asiakkaista palvelun ulkopuolelle. Saavutettavuus ei ole turhaa vouhotusta, vaan keino tehdä digitaalisesta maailmasta parempi ja helpompi – ihan meille kaikille.
