KYYHKY – VIRANOMAISEN VIESTIPALVELU
Kyyhky on julkishallinnon organisaatioille tarkoitettu palvelu, jolla organisaatio voi viestiä asiakkaidensa kanssa Suomi.fi-viestien kautta. Kyyhky on viranomaisen käyttöliittymä Suomi.fi-viesteihin, sen avulla Suomi.fi-viestien ominaisuudet avautuvat täysimittaisesti asiakasviestinnän käyttöön.
KÄYTTÄJÄYSTÄVÄLLINEN VIESTINTÄRATKAISU JULKISHALLINNOLLE
Kyyhkyn taustalla on Joinexin pitkä kokemus Suomi.fi-viesteistä ulottuen aina Asiointitiliin, jolla nimellä Suomi.fi-viestit aiemmin tunnettiin. Kyyhkyssä yhdistyvät Joinexin kokemus julkishallinnosta ja osaaminen sovelluskehityksessä. Moderni arkkitehtuuri, käytettävyys, liitettävyys ja avoimuus tekevät Kyyhkystä vertaistaan vailla olevan viestintäpalvelun.
Kyyhkyn käyttöönotto on yksinkertaista. Se on selainpohjainen ja päätelaiteriippumaton palvelu, joka ei vaadi erillisiä asennuksia. Aloitukseen tarvitaan vain Suomi.fi-viestien käyttölupa.
KÄYTETTÄVYYS EDELLÄ
Kyyhkyn käyttöliittymä on yhdistelmä sähköpostia ja keskustelusovellusta, mikä tekee siitä helposti omaksuttavan ja käytöstä sujuvan.
Viesti lähetetään Kyyhkyssä yhdelle tai useammalle vastaanottajalle ensisijaisesti sähköisenä tai paperisena. Lähetystapa valitaan automaattisesti kunkin vastaanottajan valinnan mukaisesti. Sähköisten viestien tilapäivitysten myötä nähdään, onko viesti mennyt perille ja luettu. Lähettämiseen voidaan liittää myös saantitodisteellisuus. Sähköinen lähetys vaatii vastaanottajan tunnuksen (henkilötunnus tai Y-tunnus), jota Kyyhky käyttää vastaanottajan ajantasaisten nimi- ja osoitetietojen hakemiseen. Kyyhkyn kautta voi lähettää paperipostia ilman tunnuksiakin.
VIESTINTÄÄ TURVALLISESTI
Suomi.fi-viestit palvelun tietosuoja ja vahva tunnistus mahdollistavat turvallisen viestinnän, jossa vastapuoli myös on se, joka väittää olevansa.
Suomi.fi viestien kautta voidaan lähettää luottamuksellista tietoa, eikä viestijöiden tarvitse varoa kolmansien osapuolien huijaus- tai kalasteluviestejä.
Kyyhky on täysin suomalainen ja Suomessa sijaitseva palvelu. Se täyttää pilviturvallisuuskriteeristön version 1.1 vaatimukset keskeisiltä osiltaan.
TEHOKKAASTI JA JOUSTAVASTI
Kyyhky ja Suomi.fi-viestit säästävät tutkitusti aikaa ja rahaa. Viestinnästä tulee helpompaa, turvallisempaa ja aktiivisempaa niin viranomaisen kuin asiakkaankin näkökulmasta. Myös ympäristö kiittää siirtymisestä sähköiseen viestintään.
Kyyhkyllä viestintä on ajasta ja paikasta riippumatonta ja siihen voi osallistua useampi viranomainen. He voivat helposti sijaistaa toisiaan tai ohjailla viestejä toisilleen käsiteltäväksi. Kyyhky tarjoaa joustavan mahdollisuuden hoitaa viestintää etänä, irti toimiston palveluista.
Sähköinen viestintä on haluttu palvelutapa ja parantaa asiakaspalvelua. Suomi.fi-viestit ei ole vain postitusta, se on myös kaksisuuntainen, digitaalinen viestintäkanava. Kyyhkyn avulla viestintäkanavan päälle voi rakentaa palveluita joko suoraan tai käyttäen Kyyhkyä taustasovelluksista rajapinnan kautta. Rajapinnoilla on mahdollista yhdistää automaattinen ja käyttäjien tuottama viestintä yhdeksi kokonaisuudeksi.
YHTEISTYÖSSÄ
Kyyhky yhdistää useita viranomaispalveluita yhden käyttöliittymän alla toimivaksi helppokäyttöiseksi kokonaisuudeksi:
- Suomi.fi-viestit
- Suomi.fi-tunnistus
- Suomi.fi-palveluväylä
- Tulostus-Kuoritus-Jakelu-palvelu (TKJ)
- Väestötietojärjestelmä (VTJ)
- Yritystietojärjestelmä (YTJ)
Suomi.fi-viesteihin voi liittyä Kyyhkyn rajapintojen kautta, jolloin Kyyhky toimii edustalla viestintäsovelluksena ja oma taustasovelluista pysyy irti asiakasviestinnästä. Keskustelut pystyy Kyyhkystä arkistoimaan omaan sovellukseensa.
Kyyhky on myös kytkettävissä useisiin lomakepalveluihin
MILTÄ SE NÄYTTÄÄ JA MITEN SE TOIMII
Oheisella videolla on kuvattuna kaksi esimerkkiä Kyyhkyn käyttömahdollisuuksista. Ensimmäinen on tietopyyntö henkilöltä. Suomi.fi-viestien vahvan tunnistuksen myötä voidaan olla varmoja pyynnön lähettäjästä ja Kyyhkyn kautta vastaus liitteineen voidaan toimittaa turvallisesti kysyjälle.
Toisessa esimerkissä viranomainen toimittaa päätöksensä mukaisen luvan hakijalle ja tiedoksi tahoille, joihin päätös vaikuttaa. Hakija täydentää keskustelussa päätöksen tietoja, jotka toimitetaan edelleen muille tahoille. Kyyhkyn kautta viestintä toimii molempiin suuntiin sähköisesti ja myös perinteisesti paperiviesteinä ilman, että viranomaisen tarvitsee miettiä viestin lähetystapaa.
Kerromme mielellämme lisää Kyyhkystä ja näytämme käytännössä, miten palvelu toimii. Kyyhkyä on myös mahdollista koekäyttää veloituksetta.
Käyttöesimerkit
Julkisen hallinnon järjestämiin palveluihin liittyy keskeisesti viestintää viranomaisen ja asiakkaan välillä. Viestinnän sähköistäminen vastaa valtion ajamaan hankkeeseen julkisen hallinnon digitalisaatiosta, jonka keskeisiä tavoitteita ovat tehokkuuden ja saavutettavuuden lisääminen sekä ajantasainen tiedonvälitys turvallisesti. Suomi.fi-viestit ja Kyyhky vastaavat näihin tarpeisiin.
Esimerkki 1: päätös
Viranomainen lähettää päätöksen asiakkaalle
1. Kyyhkyn käyttöliittymästä
2. Sisäisestä järjestelmästään Kyyhkyn rajapintaa käyttäen
Päätös lähetetään asiakkaan valinnan mukaisesti joko sähköisenä tai paperisena. Kyyhky valitsee automaattisesti oikean toimitusmuodon.
Keskustelu jatkuu Kyyhkyn avulla
Asiakas voi pyytää lisätietoja päätöksestä tai toimittaa päätöksessä pyydettyjä lisätietoja.
Asiakas tekee oikaisupyynnön
Asiakkaalla on mahdollisuus hakea päätökseen muutosta. Oikaisupyyntö voidaan ohjeistaa tekemään viestiin vastaamalla, jolloin kaikki päätökseen liittyvä viestintä näkyy Kyyhkyssä. Myös päätös oikaisupyyntöön voidaan toimittaa Kyyhkyn kautta.
Esimerkki 2: palvelupyynnöt
Asiakas lähettää tietopyynnön asiasta tai omista tiedoistaan
1. Suomi.fi-palvelusta
2. Erityisestä lomakepalvelusta
3. Perinteisesti paperisena
Keskustelun jatkuminen Kyyhkyn avulla
Suomi.fi viestien kautta tullut pyyntö, sen käsittelyprosessi ja siihen liittyvä viestintä ovat nähtävissä. Eri lähteistä tuleva materiaalia voidaan toimittaa asiakkaalle Kyyhkyn avulla turvallisesti.
Asiakkaalla käytössä Suomi.fi-viestit
Pyydetty materiaali toimitetaan automaattisesti sähköisenä. Jos asiakkaalla ei ole käytössä Suomi.fi-viestejä, Kyyhky kokoaa sähköisen materiaalin yhdeksi dokumentiksi, joka lähetetään Suomi.fi-viestien tulostuspalvelun kautta perinteisenä kirjeenä.
