Digitaalisen viranomaisviestinnän ensisijaisuus

Digi- ja väestötietovirastossa (DVV) keväällä 2024 käynnistynyt Digitaalisen viranomaisviestinnän ensisijaisuuden toimeenpanohanke “Digi ensin” on osa valtion tuottavuusohjelmaa. Hankkeella tavoitellaan yli 50 miljoonan euron vuosisäästöjä vuodesta 2026 lähtien. Virasto vastaa viranomaisviestinnän digitalisoinnin teknisestä ratkaisusta (Suomi.fi-viestit) sekä muutoksen tuesta ja viestinnästä kansalaisille ja julkisille organisaatioille.

Laki digitaalisten palveluiden tarjoamisesta vuodelta 2019 velvoittaa jo viranomaisen käyttämään ja tarjoamaan digitaalisia palveluita asiakkailleen. Tuleva laki ottaa askeleen pidemmälle ja velvoittaa viranomaisen tarjoamaan palveluita ensisijaisesti digitaalisesti. Erityisesti tämä tarkoittaa digitaalista viestintää ja asiointia. Tätä kirjoitettaessa tiedossa olevan perusteella laki on tulossa voimaan vuoden 2026 aikana.

Hankkeeseen liittyy vahvaa ohjausta digitaalisiin viesteihin esimerkiksi Suomi.fi-tunnistuksen kautta ja tavoitteena on 4 miljoonaa sähköisten Suomi.fi-viestien käyttäjää vuoden 2027 alkaessa. Myös Suomi.fi-viestien tekniikassa tapahtuu merkittäviä muutoksia: vuoden 2027 alusta Suomi.fi-viesteistä poistuvat kaikki vanhat rajapinnat, jäljelle jää vain uusi REST-rajapinta.

Kyyhky on viranomaisen käyttöliittymä Suomi.fi-viesteihin ja se käyttää useita viranomaispalveluita hyvän käyttökokemuksen luomiseksi. Madaltamalla Suomi.fi-viestien käyttöönotton kynnystä, Kyyhky on mukana tukemassa digitaalisen ensisijaisuuden hanketta. Kyyhky avaa myös mahdollisuuden uudistaa viranomaistoimintaa ja asiakasviestintää. Kyyhky on tulevaisuusvarma ja toimii jo uusilla REST-rajapinnoilla.

Suomi.fi-viestit-palvelun tietosuoja ja vahva tunnistus mahdollistavat turvallisen viestinnän. Voidaan luottaa vastapuolen olevan todella se, jonka häin väittää olevansa. Viestien sisältö on turvassa, eikä Suomi.fi-viesteissä tarvitse varoa vaarallisia linkkejä, henkilötietojen tai vastaavien  kalasteluyrityksiä. Turvallisen viestinvälityksen myötä viesteissä voidaan välittää luottamuksellisia tietoja ja rakentaa viestinnän päälle myös turvallisia palveluprosesseja.

Kyyhky tukeutuu vahvasti Suomi.fi-viestien ominaisuuksiin ja tuo mukaan lisää viranomaispalveluita, joilla pystytään rakentamaan käyttäjäystävällinen ja tehokas palvelu.

Kyyhkyssä viestin lähettäjä näkee, onko viesti saapunut perille ja onko sitä avattu. Aikaa ei kulu asiakkaiden perään soittamiseen tai viestin perille saapumisen varmistamiseen. Kaksisuuntaisuuden ansiosta asiakkaat voivat kommunikoida viranomaisen kanssa nopeasti – missä ja milloin tahansa. Nopeus, turvallisuus ja kaksisuuntaisuus takaavat myös paremman asiakaspalvelun.

Kyyhky tarjoaa mahdollisuuden uudenlaisiin, keskusteleviin palveluihin: kun asiakas ja viranomainen tuntevat ja tunnistavat toisensa ja viestintä on turvallista, voidaan käsitellä yhdessä asioita ilman erillistä sovellusta. Kyyhky tarjoaa myös rajapinnat viranomaisen sovelluksille, jolloin viestiliikenne voi kulkea Kyyhkyn kautta ja mahdollinen keskustelu voi tapahtua Kyyhkyssä, eikä viranomaisen sovellusta tarvitse avata asiakkaille.

”Kyyhky on tosi hyvä, kun päätökset menevät suoraan perheille sähköisenä ja samantien – pystytään tehdä niitä sitten nopeallakin aikataululla. Kyyhky on älyttömän helppo oppia ja ollut nimenomaan etäaikana hyvä. Se on nopeuttanut sekä meidän toimintaa hirveästi että sitä, miten nopeasti asiakkaat saavat päätökset.”

Karkkilan varhaiskasvatusjohtaja Kirsi Viitanen

Viranomaisten manuaalinen kirjeviestintä asiakkaille vie työaikaa asiakirjojen tulostamiseen, kuorittamiseen ja postitukseen. Sähköinen Kyyhky-palvelu ohjaa kaiken viestiliikenteen kätevästi Suomi.fi-viestien kautta.

Kyyhky-digipalvelu vähentää asukaspostiin kuluvaa työaikaa jopa 50%:

“Laskimme kulujen olevan jopa 65 prosenttia pienemmät. Helppokäyttöinen Kyyhky on kuin sähköpostia tai tekstiviestiä lähettäisi.”

Karkkilan kaupunki

Kyyhky on pieni investointi, joka tienaa itsensä takaisin jo säästyneillä postimaksuilla. Suurin osa viestintämateriaalista syntyy jo sähköisesti, joten paperipostitus on turha välivaihe. Sähköiset lähetykset ovat ilmaisia ja viesti lähtee napin painalluksella. Kyyhkyn käyttöönotto ei vaadi suuria investointeja: helppokäyttöinen palvelu on kuukausiveloitteinen ja selainpohjainen.

Ei enää

• osoitteiden etsintää tai ylläpitoa
• tulostamista
• kuorittamista
• frankkeeraamista
• postiin kiikuttamista

Sen sijaan

• Viestintä hoituu etänä
• Viestintään voi osallistua yhteistyössä useampi viranomainen
• Virkailijat voivat helposti sijaistaa toisiaan tai ohjailla viestejä toisilleen käsiteltäviksi
• Sähköinen viestintä parantaa asiakaspalvelun tasoa

Lue lisää Kyyhkystä, kysy lisää, pyydä esittely tai maksuton koekäyttö. Voit myös lukea miten Pirkanmaan hyvinvointialue käyttää Kyyhkyä tai millaisen digiloikan Karkkila otti Kyyhkyn ja Suomi.fi-viestien avulla.