Miltä näyttää yritysten toiminnanohjaus 2020-luvulla?
Sanasta toiminnanohjausjärjestelmä, lyhemmin ERP, tulee ensimmäisenä mieleen raskas ja vaikeakäyttöinen tietojärjestelmä, joka yrityksen toiminnan sujuvoittamisen sijaan lähinnä hankaloittaa sitä. ERPit (Entreprise Resource Management) ovat kuitenkin viimeisen parin vuoden ajan eläneet murrosvaihetta, jota koronapandemia on entisestään kiihdyttänyt. ERPin tarkoituksena on aina ollut parantaa yrityksen liiketoimintaa: se on ollut työkalu niin talouden kuin tuotannon ja jakeluketjun hallintaan. Vanhat on-premises-toiminnanohjausjärjestelmät ovat kuitenkin vaatineet yritykseltä resursseja sekä järjestelmän käyttöönotossa että sen ylläpidossa, joista vastuu onkin usein kasautunut ”IT-puolelle” yrityksen muiden työntekijöiden jäädessä ihmettelemään järjestelmää ja sen tuomia ”etuja”. 2020-luvulla toiminnanohjausjärjestelmät eivät kuitenkaan ole enää näitä 90-luvun ATK-tuulahduksia – ne ovat ketteriä yrityksen bisnestä buustaavia järjestelmiä!
Itsestään selvin ja yksi näkyvimmistä muutoksista toiminnanohjauksessa on palvelujärjestelmien muuttuminen pilvipohjaisiksi. Vanhoissa on-premises-ratkaisuissa yritystä kuormittavat käyttöönottokustannusten lisäksi kiinteät laite- ja käyttökustannukset, minkä vuoksi esimerkiksi startup-yrityksellä ei välttämättä ole mahdollisuutta tai halua sijoittaa kalliiseen järjestelmään. Pilvipohjainen palvelu mahdollistaa yritykselle sekä nopean käyttöönoton että matalammat kustannukset, kun yritys maksaa palvelusta kuukausittain vain käytön mukaan. Toinen ja yksi keskeisimmistä pilvipohjaisuuden eduista on se, ettei yrityksen itse tarvitse huolehtia järjestelmän ylläpidosta tai päivityksistä – palveluntarjoaja pitää järjestelmän kunnossa ja ajan tasalla.
Koronaviruspandemian myötä yrityksillä on tarve yhä paremmalle ja tarkemmalle riskienhallinnalle sekä resurssien ohjaamiselle mahdollisimman tehokkaasti. Samalla etätyön määrä on kasvanut räjähdysmäisesti. Pilvipohjainen ERP mahdollistaa palvelun käytön ajasta ja paikasta riippumatta. Nykyaikainen ERP ei ole siis enää IT-osaston käyttämä järjestelmä, vaan liiketoiminnan ohjaukseen voivat osallistua kaikki yrityksen tekijät ja sidosryhmät, jolloin tiedon kulku tapahtuu ilman mutkia ja viivästyksiä. Toiminnanohjausjärjestelmä takaa luotettavan ja tarkan tiedon reaaliaikaisesti – ja juuri siihen yrityksen tulisikin päätöksentekonsa perustaa! Ajantasainen data mahdollistaa sekä toiminnan ennakoinnin että muutokset toimintaan lyhyelläkin varoitusajalla.
Yksi nykyaikaisten toiminnanohjausjärjestelmien eduista on kerätyn datan analysointi tarkoituksenmukaisesti ja tarkasti. Kun päätöksiä yrityksessä halutaan tehdä tietoon nojaten, on tarve analyysiperusteisille ratkaisuille: yritykset, jotka käyttävät analysointityökaluja, tekevätkin kaksi kertaa todennäköisemmin vahvaa taloudellista tulosta, viisi kertaa todennäköisemmin kriittisiä ratkaisuja nopeasti ja kolme kertaa todennäköisemmin toteuttavat tehtyjä päätöksiä ja suunnitelmia tehokkaasti! Pääsy reaaliaikaiseen dataan ja sen analyysiin tuo toisin sanoen merkittäviä hyötyjä yritykselle. Toimintavarmuuden ja ketteryyden lisäksi data-analyysi parantaa bisnestä mahdollistamalla paremman asiakaskokemuksen tarjoamisen. Yritys voi seurata esimerkiksi asiakkaan ostohistoriaa ja kulutuskäyttäytymistä, jolloin yritys voi lisätä sekä myyntiään että sitoutumista toimimalla asiakkaan mieltymysten mukaisesti.
2020-luvulla ERPin ehdottomia etuja on se, että palvelu on räätälöitävissä yrityksen yksilöllisten tarpeiden mukaiseksi, ja sen käyttöä voidaan laajentaa uusiin kohteisiin tarpeen mukaan. 2020-luvun ERP on käyttäjäkeskeinen, joustava ja saavutettava – työkalu, joka on suunniteltu yrityksen kaikkien työntekijöiden käyttöön!
