Kyyhky
Kyyhky on helppokäyttöinen palvelu Suomi.fi-viestien lähettämiseen ja se ratkaisee viranomaisen haasteet viranomaisviestien toimittamisessa omille asiakkailleen. Viranomainen, olipa sitten kyseessä kaupunki tai muu viranomaisviestien postittaja, voi hoitaa kaiken viranomaisviestinnän keskitetysti Kyyhkyn avulla. Palvelu mahdollistaa postituksen aina ajasta ja paikasta riippumatta. Kyyhkyn toiminta perustuu Suomi.fi-viesteihin ja se hyödyntää myös tähän liitettyä tulostus-, kuoritus- ja jakelupalvelua (TKJ), jolloin viesti saadaan aina asiakkaalle perille ensisijaisesti sähköisenä Suomi.fi-viestinä tai vaihtoehtoisesti paperisena kirjeenä TKJ-palvelun kautta.
Kyyhky sähköistää viranomaisviestinnän
Viranomaisen ei tarvitse Kyyhkyä käyttäessään miettiä, mitä reittiä viestin voi toimittaa asiakkaalle helpoiten tai mistä viestin voi lähettää. Kyyhky hoitaa lähetyksen ajasta ja paikasta riippumattomana joko sähköisenä tai paperisena vastaanottajan valinnan mukaisesti. Suomi.fi viestien sähköinen lähetys on ilmaista ja paperinen lähetys kustannustehokasta. Viesteistä syntyy Kyyhkyyn viestiketju, jonka avulla joko viranomaisen tai asiakkaan aloittamaa keskustelua voidaan käydä vuorovaikutteisesti. Viestejä voi myös lähettää kerralla useille vastaanottajille tarvittavine liitetiedostoineen.
Viestintää helposti ja nopeasti
Kyyhky on Joinexin toteuttama pilvipalvelu, joka kytkeytyy Digi- ja väestötietoviraston Suomi.fi-viesteihin ja sen yhteydessä olevaan tulostus-kuoritus-jakelu-palveluun (TKJ). Kyyhky kytkeytyy myös väestötieto- ja yritystietojärjestelmiin (VTJ+YTJ) ja hyödyntää niiden ajantasaisia tietoja, jolloin osoitetietojen etsimiseen ja täyttämiseen ei tarvitse käyttää aikaa. Palvelu mahdollistaa saumattoman toiminnan jatkumisen myös nopeasti muuttuvissa olosuhteissa – viranomaisviestien postitus onnistuu täysin myös etätöistä käsin.
Kyyhky osana viranomaisviestintää
Kyyhkyn rajapintojen avulla palvelu on käytettävissä myös muista järjestelmistä lähetettävien viranomaisviestien lähetykseen. Kyyhkyn liittäminen osaksi muuta järjestelmäkokonaisuutta onnistuu joustavasti ja sitä kautta voi luoda kokonaiskuvan asiakasviestinnästä.
Kyyhky on myös kytkettävissä useisiin lomakepalveluihin.
Vertailu
Seuraavassa taulukossa on vertailtu Suomi.fi-viestien sähköpostiliittymän ja Kyyhkyn ominaisuuksia
Suomi.fi | Kyyhky | |
Vastaanota viestejä | Kyllä | Kyllä |
Lähetä viesti | Yhdelle vastaanottajalle | Usealle vastaanottajalle |
Lisää liitteitä * | Rajatusti | Rajattomasti |
Todisteellinen tiedoksianto | Ei | Kyllä |
Automaattinen paperilähetys | Ei | Kyllä |
Osoitetietojen haku | Ei | Kyllä |
Seuraa lähetetyn viestin tilaa | Ei | Kyllä |
Helppokäyttöinen api | Ei | Kyllä |
* Automaattiseen paperilähetykseen kelvatakseen viesteillä tulee olla tasan yksi PDF-muotoinen liitetiedosto, jolla tulee olla postitusta varten olla oikeinmuotoiltu kansilehti osoitetietoineen. Kyyhky luo tämän kansilehden automaattisesti kaikille viesteille liitteiden lukumäärästä riippumatta ja kokoaa liitteet yhdeksi tulostuskelpoiseksi tiedostoksi.
Käyttöesimerkit
Kuntien järjestämiin palveluihin liittyy keskeisesti viestintä kunnan ja kuntalaisten välillä. Viestinnän sähköistäminen vastaa valtion ajamaan hankkeeseen julkisen hallinnon digitalisaatiosta, jonka keskeisiä tavoitteita ovat saavutettavuuden lisääminen ja ajantasainen tiedonvälitys turvallisesti. Suomi.fi-viestit vastaa näihin tarpeisiin.
Esimerkki 1: lupahakemus
Asiakas lähettää lupahakemuksen viranomaiselle
1. Suomi.fi-palvelu
2. Erityinen lomakepalvelu
3. Postilaatikko
Keskustelu jatkuu Kyyhkyn avulla
Viranomainen voi pyytää lisätietoja tai liitteitä asiakkaalta keskustelussa ja asiakas voi toimittaa tarvittavat dokumentit samaiseen keskusteluun viranomaisen käsiteltäväksi.
Päätös toimitetaan asiakkaalle
Jos asiakkaalla on käytössään Suomi.fi-viestit, päätös toimitetaan asiakkaalle keskustelun liitteenä. Jos ei, Kyyhky lähettää päätösdokumentin Suomi.fi-tulostuspalvelun kautta perinteisenä kirjeenä.
Esimerkki 2: palvelupyynnöt
Tietopyyntö:
1. Suomi.fi-palvelusta
2. Erityisestä lomakepalvelusta
3. Perinteisesti paperisena
Keskustelun jatkuminen Kyyhkyn avulla:
asiointiprosessi ja siihen liittyvä viestintä ovat nähtävissä. Eri lähteistä tuleva materiaali voidaan toimittaa asiakkaalle Kyyhkyn avulla.
Asiakkaalla käytössä Suomi.fi-viestit:
materiaali toimitetaan automaattisesti sähköisenä.
Jos asiakkaalla ei ole käytössä Suomi.fi-viestejä, Kyyhky kokoaa sähköisen materiaalin yhdeksi dokumentiksi. Materiaali lähetetään Suomi.fi-viestien tulostuspalvelun kautta erillisenä kirjeenä.