Kyyhky
Sujuvampaa viestintää Karkkilassa
Karkkilan kaupungin Digiloikka Karkkilassa -hankkeen tarkoituksena on hyödyntää kattavammin digitalisaatiota kunnan toiminnassa. Kyyhkyn avulla kaupungin varhaiskasvatus otti ison harppauksen kohti sujuvampaa sähköistä viestintää – ajasta ja paikasta riippumatta.
Myöhemmin Kyyhkyn käyttöä on laajennettu kirjaamoon ja opetustoimeen.
Asiakas
Karkkilan varhaiskasvatuksen piiriin kuuluu neljä kunnallista päiväkotia, vuoropäiväkoti, viisi perhepäivähoitajaa ja kuusi koulujen yhteydessä toimivaa esiopetusryhmää. Varhaiskasvatus tuo sekä lasten että huoltajien elämään jatkuvuutta ja turvallisuutta, ja tiivis yhteistyö huoltajien ja henkilöstön välillä onkin sujuvan toiminnan perusta. Valtiovarainministeriö myönsi kaupungin tiedolla johtamisen Digiloikka Karkkilassa -hankkeeseen rahoituksen vuonna 2019, ja hanke käynnistyi vuonna 2020.
Lähtökohdat
Karkkilassa Digiloikka-projektia toteutetaan esimerkiksi kaupungin varhaiskasvatuksessa. Tavoitteena on sähköistää koko varhaiskasvatuksen toiminta ja päästä paperikuormasta eroon. Toiminnallisten etujen lisäksi tavoitteena on saada aikaan sekä aika- että kustannussäästöjä. Varhaiskasvatuksessa huoltajille lähetetään eniten varhaiskasvatuspäätöksiä, mutta manuaalisen työn päätöstä kohti oli suuri: kukin tehty päätös tuli erikseen kirjoittaa käsin allekirjoituksia ja osoitteita myöten, tulostaa, kuorittaa ja lähettää. Varsinkin koronaepidemia-ajan etätyö hidasti työtä entisestään, sillä päätösten lähettäminen oli tehtävä toimistosta käsin. Kalenteriaika päätöksen tekemisen ja sen perille toimittamisen välillä saattoi venyä yli viikkoon. Päätösten hinta nousi korkeaksi, kun huomioon otetaan sekä käytetty että paperilähetysten kallis hinta.
Ratkaisumme
Ratkaisumme Karkkilan varhaiskasvatuksen viestinnän kehittämiseen oli Kyyhky – oma palvelumme Suomi.fi-viestien lähettämiseen viranomaisilta asiakkaille. Kyyhkyn avulla varhaiskasvatuksessa päätösten käsittely toimii nyt täysin sähköisesti, ja palvelu mahdollistaa viestien ja päätösten turvallisen lähetyksen ja vastaanoton. Palvelu hyödyntää Suomi.fi-viesteihin liitettyä tulostus-, kuoritus ja jakelupalvelua (TKJ-palvelua), jolloin viesti lähetetään automaattisesti perille joko sähköisesti Suomi.fi-viestinä tai paperisena TKJ-palvelun kautta – varhaiskasvatuksessa päätöksen tekijän ei siis tarvitse huolehtia siitä, millä tavalla viesti tulisi lähettää perille. Kyyky mahdollistaa myös lähetyksen useammille vastaanottajille, eli varhaiskasvatuksessa esimerkiksi molemmille huoltajille, ja osoitteet paperitulostusta varten haetaan automaattisesti väestötietojärjestelmästä (VTJ) tai yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (YTJ). Kyyhky yhdistää siis useita palveluita sujuvaksi kokonaisuudeksi.
”Kyyhky on tosi hyvä, kun päätökset menevät suoraan perheille sähköisenä ja samantien – pystytään tehdä niitä sitten nopeallakin aikataululla. Kyyhky on älyttömän helppo oppia ja ollut nimenomaan etäaikana hyvä. Se on nopeuttanut sekä meidän toimintaa hirveästi että sitä, miten nopeasti asiakkaat saavat päätökset.”
Karkkilan varhaiskasvatusjohtaja Kirsi Viitanen
Merkitykset
Erityisesti etätyöaikana Kyyhky on merkittävästi helpottanut varhaiskasvatuksen toimintaa, kun päätösten ja viestien lähettäminen on nyt ajasta ja paikasta riippumatonta. Kyyhky on tuonut Karkkilalle sekä aika- että kustannussäästöjä. Myös tietoturvallisuus ja asiakaskokemus on parantunut Suomi.fi-palvelun myötä.
Tulevaisuudessa Karkkilassa on tarkoitus laajentaa sähköistä toimintaa ja Kyyhkyn käyttöä entisestään. Joinexille pilotointi Karkkilan varhaiskasvatuksessa on ollut loistava tilaisuus kehittää Kyyhkyä yhä paremmin asiakasta palvelevaksi, ja olemme innoissamme mukana edistämässä jatkossa Digiloikka-hanketta kaupungissa.
