Digitaalisen viranomaisviestinnän ensisijaisuus

Digi- ja väestötietovirastossa keväällä 2024 alkanut Digitaalisen viranomaisviestinnän ensisijaisuuden toimeenpanohanke “Digi ensin” on osa valtion tuottavuusohjelmaa. Hankkeella tavoitellaan yli 50 miljoonan euron vuosisäästöjä 2026 lähtien. Virasto vastaa viranomaisviestinnän digitalisoinnin teknisestä ratkaisusta (Suomi.fi-viestit) sekä muutoksen tuesta ja viestinnästä kansalaisille ja julkisille organisaatioille.

Kyyhky on viranomaisen käyttöliittymä Suomi.fi-viesteihin ja se käyttää useita viranomaispalveluita hyvän käyttökokemuksen luomiseksi. Madaltamalla kynnystä Suomi.fi-viestien käyttöönottoon, Kyyhky on mukana tukemassa hanketta. Säästöjen lisäksi Kyyhky avaa myös mahdollisuuden uudistaa viranomaistoimintaa ja asiakasviestintää.

Suomi.fi-viestit-palvelun tietosuoja ja vahva tunnistus mahdollistavat turvallisen ja talteen jäävän viestinnän, jossa vastapuoli on se, joka väittää olevansa. Myös viestisisältö on turvallista: Suomi.fi-viesteissä ei ole esimerkiksi vaarallisia linkkejä tai henkilö- tai käyttäjätunnusten, salasanojen tai tilitietojen kalasteluyrityksiä. Turvallisen viestinvälityksen myötä viesteissä voidaan välittää luottamuksellisia tietoja.

Kyyhkyssä viestin lähettäjä näkee, onko viesti saapunut perille ja onko sitä avattu. Aikaa ei kulu asiakkaiden perään soittamiseen ja viestin perille saapumisen varmistamiseen. Kaksisuuntaisuuden ansiosta asiakkaat voivat kommunikoida viranomaisen kanssa nopeasti – missä ja milloin tahansa. Nopeus, turvallisuus ja kaksisuuntaisuus takaavat myös paremman asiakaspalvelun.

Kyyhky tarjoaa mahdollisuuden uudenlaisiin, interaktiivisiin palveluihin: Kun asiakas ja viranomainen tuntevat ja tunnistavat toisensa ja viestintä on turvallista, voidaan käsitellä yhdessä asioita ilman erillistä sovellusta. Kyyhky tarjoaa myös rajapinnat viranomaisen sovelluksille, jolloin viestiliikenne voi kulkea Kyyhkyn kautta ja mahdollinen keskustelu voi tapahtua Kyyhkyssä, eikä viranomaisen sovellusta tarvitse avata asiakkaille.

”Kyyhky on tosi hyvä, kun päätökset menevät suoraan perheille sähköisenä ja samantien – pystytään tehdä niitä sitten nopeallakin aikataululla. Kyyhky on älyttömän helppo oppia ja ollut nimenomaan etäaikana hyvä. Se on nopeuttanut sekä meidän toimintaa hirveästi että sitä, miten nopeasti asiakkaat saavat päätökset.”

Karkkilan varhaiskasvatusjohtaja Kirsi Viitanen

Viranomaisten manuaalinen kirjeviestintä asiakkaille vie työaikaa asiakirjojen tulostamiseen, kuorittamiseen ja postitukseen. Sähköinen Kyyhky-palvelu ohjaa kaiken viestiliikenteen kätevästi Suomi.fi-viestien kautta.

Kyyhky-digipalvelu vähentää asukaspostiin kuluvaa työaikaa jopa 50%:

“Laskimme kulujen olevan jopa 65 prosenttia pienemmät. Helppokäyttöinen Kyyhky on kuin sähköpostia tai tekstiviestiä lähettäisi.”

Karkkilan kaupunki

Kyyhky on pieni investointi, joka tienaa itsensä takaisin jo säästyneillä postimaksuilla. Suurin osa viestintämateriaalista syntyy jo sähköisesti, joten paperipostitus on turha välivaihe. Sähköiset lähetykset ovat ilmaisia ja viesti lähtee napin painalluksella. Kyyhkyn käyttöönotto ei vaadi suuria investointeja: helppokäyttöinen palvelu on kuukausiveloitteinen ja selainpohjainen.

Ei enää

• osoitteiden etsintää tai ylläpitoa
• tulostamista
• kuorittamista
• frankkeeraamista
• postiin kiikuttamista

Sen sijaan

• Viestintä hoituu etänä
• Viestintään voi osallistua yhteistyössä useampi viranomainen
• Virkailijat voivat helposti sijaistaa toisiaan tai ohjailla viestejä toisilleen käsiteltäviksi
• Sähköinen viestintä parantaa asiakaspalvelun tasoa

Lue lisää Kyyhkystä, kysy lisää, pyydä esittely tai koekäyttö.