Siviilipalveluskeskus
Suomi.fi-viestien TKJ-palvelu
Siviilipalveluskeskuksen viestitys koki kokonaisvaltaisen uudistuksen vuoden 2021 alussa, kun kirjeitä alettiin lähettää sähköisesti Suomi.fi-viestien kautta. Siviilipalvelusrekisteri Sivariweb liitettiin Suomi.fi-viestien tulostus-, kuoritus- ja jakelupalveluun eli TKJ-palveluun, joka sekä yksinkertaisti kirjeiden lähettämistä että vähensi Siviilipalveluskeskuksen työmäärää.
Asiakas
Siviilipalveluskeskus vastaa siviilipalveluksen järjestämisestä Suomessa, ja palvelukseen hakeutuu vuosittain noin 2000 henkilöä. Siviilipalvelus koostuu Siviilipalveluskeskuksessa järjestettävästä koulutusjaksosta sekä työpalveluspaikoissa suoritettavasta palveluksesta – Siviilipalveluskeskus vastaa myös täydennyspalvelusvelvollisten koulutuksesta. Siviilipalveluskeskus lähettää vuositasolla noin 12 000 kirjettä, joista keskimäärin puolet on ei-kirjattuja kirjeitä.
Lähtökohta
Suomi.fi-viestien käytön laajennus oli osa Siviilipalveluskeskuksen viestityksen kehittämistä, jonka tavoitteena oli helpottaa ja tehostaa viestitystä sekä tukea sähköistä arkistointia. Kestävyysnäkökulmasta oli tärkeää myös pienentää paperikirjeiden osuutta.
Ratkaisumme
Ratkaisuna Sivariweb liitettiin Suomi.fi-viestien TKJ-palveluun, jonka avulla Siviilipalveluskeskus voi toimittaa kaikki ei-kirjatut kirjeensä Suomi.fi-viestien kautta: ne vastaanottajat, joilla on käytössään Suomi.fi-viestit, saavat kirjeensä sähköisesti, kun taas niille, joilla sähköistä vastaanottoa ei ole käytössä, postitetaan kirjeet perinteisesti paperisina kirjeinä. Sähköiset kirjeet voidaan toimittaa kaikille henkilöille ja yrityksille, joiden henkilö- tai y-tunnus on tiedossa. Tällä hetkellä Siviilipalveluskeskus lähettää viestejä TKJ-palvelun kautta velvollisille.
Sähköinen viestintä Suomi.fi-viestit -palvelun kautta on ilmaista, ja siihen liitetty TKJ-palvelu tuo rinnalle kilpailukykyiseksi hinnoitellun paperikirjeen. TKJ-palvelun merkittävin etu käytettävyydessä on sen yksikanavaisuus, sillä lähettäjän ei tarvitse palvelua käyttäessään tietää, onko velvollisella aktivoitu Suomi.fi-tili vai ei: viesti menee perille aina vastaanottajan valitsemalla tavalla. Kokonaisvaltainen sähköinen viestintä tukee Siviilipalveluskeskuksen sähköistä arkistointia – viestit syntyvät sähköisesti, ja samalla ne myös arkistoituvat.
”TKJ-palvelu lähti hyvin toimimaan, ja toimii hyvin. Meidät on pidetty ajan tasalla, ja otettu huomioon toiveita ja tarpeita. Viestityksen uudistus tuli hyvään aikaan. TKJ-palvelun luoma ajansäästö ja helppous on ollut ekstraplussaa.”
Johtava talousasiantuntija Viola Malmberg
Merkitykset
TKJ-palvelun käyttöönotossa Joinex hyödynsi kokemustaan Suomi.fi-palveluista. TKJ-palvelun käyttö tuo Siviilipalveluskeskukselle merkittävää ajansäästöä sekä kirjeiden lähetyksen että tapahtumien arkistoinnin osalta. Palvelun avulla tarve paperisten kirjeiden lähettämiselle puolittuu, mikä tuo sekä kustannushyötyjä että vastaa kestävän kehityksen tavoitteisiin.
Tulevaisuudessa TKJ-palvelun kehittyessä myös kirjatut kirjeet, kuten saapumismääräykset, tullaan lähettämään Siviilipalveluskeskuksesta sähköisesti, mikä tuo mukanaan yhä merkittävämmät aika- ja kustannushyödyt.
